Die E-Rechnung ist in Deutschland seit dem 1. Januar 2025 Pflicht im B2B-Bereich – zumindest auf der Empfangsseite. Seit dem 1. Januar 2026 gilt zusätzlich eine Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro. Für viele mittelständische Unternehmen in Regensburg ist damit der entscheidende Zeitpunkt erreicht, an dem aus einer „können wir bald mal angehen"-Aufgabe eine harte gesetzliche Verpflichtung wird.
Wir zeigen, was 2026 konkret gilt, welche Formate als E-Rechnung anerkannt sind, wo die häufigsten Stolperfallen beim Vorsteuerabzug liegen – und was bis 2028 noch auf Sie zukommt.
Der Zeitplan im Überblick
Die E-Rechnungspflicht wurde mit dem Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108) eingeführt und gestaffelt in Kraft gesetzt. Dieser Fahrplan ist verbindlich:
Seit 1. Januar 2025: Empfangspflicht für alle inländischen Unternehmen. Sie müssen E-Rechnungen entgegennehmen und verarbeiten können – unabhängig von Größe oder Umsatz.
Seit 1. Januar 2026: Ausstellungspflicht für Unternehmen mit einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro. Unternehmen unter dieser Schwelle dürfen weiterhin Papier- oder PDF-Rechnungen versenden – allerdings nur mit Zustimmung des Empfängers.
Ab 1. Januar 2027: Die 800.000-Euro-Schwelle entfällt für die Mehrheit der Unternehmen. Wer 2026 mehr als 800.000 Euro Umsatz hatte, muss spätestens ab diesem Zeitpunkt zwingend strukturierte E-Rechnungen ausstellen.
Ab 1. Januar 2028: Ende aller Ausnahmen. Die E-Rechnungspflicht gilt dann ausnahmslos für alle inländischen B2B-Umsätze – auch für Kleinunternehmer nach § 19 UStG.
Was als E-Rechnung gilt – und was nicht
Eine E-Rechnung ist nicht einfach eine PDF-Rechnung per E-Mail. Maßgeblich ist die europäische Norm EN 16931. Sie verlangt ein strukturiertes elektronisches Format, das eine maschinelle Verarbeitung ermöglicht.
In Deutschland sind aktuell zwei Formate dominant:
XRechnung ist ein reines XML-Format ohne sichtbare PDF-Hülle. Es ist Pflicht im B2G-Bereich, also bei Rechnungen an Bundes- und Landesbehörden, und kann auch im B2B-Bereich genutzt werden. Aktuell gilt die Version XRechnung 3.0.2.
ZUGFeRD ist ein hybrides Format: ein sichtbares PDF mit eingebettetem XML-Datensatz. Der Empfänger sieht also weiterhin eine vertraute Rechnung, kann den XML-Teil aber maschinell weiterverarbeiten. Seit 15. Januar 2026 gilt die Version ZUGFeRD 2.4. ZUGFeRD auf dem EN-16931-Profil ist automatisch XRechnung-konform.
Wichtig: Eine „schöne" PDF-Rechnung, eine eingescannte Papierrechnung oder eine Word-Datei sind keine E-Rechnungen im Sinne des Gesetzes – auch wenn sie elektronisch versendet werden. Sie zählen ab dem Zeitpunkt, ab dem Sie zur Ausstellung verpflichtet sind, als „sonstige Rechnung" und gefährden den Vorsteuerabzug Ihres Empfängers.
Ausnahmen, die Sie kennen sollten
Die E-Rechnungspflicht gilt nicht für:
- Rechnungen an Privatpersonen (B2C)
- Kleinbetragsrechnungen unter 250 Euro
- Fahrausweise
- Bestimmte steuerfreie Umsätze nach den gesetzlichen Ausnahmeregeln
- Grenzüberschreitende Umsätze (nur inländische B2B-Umsätze sind betroffen)
Kleinunternehmer nach § 19 UStG müssen seit 1. Januar 2025 E-Rechnungen empfangen können, sind aber bis Ende 2027 von der Ausstellungspflicht für eigene Leistungen befreit.
Wo der Vorsteuerabzug gefährdet ist
Das größte finanzielle Risiko liegt nicht in der Bußgeldgefahr, sondern im Vorsteuerabzug. Stellt ein Unternehmen, das eigentlich zur E-Rechnung verpflichtet ist, eine herkömmliche PDF-Rechnung aus, kann das Finanzamt dem Empfänger den Vorsteuerabzug nach § 15 UStG verweigern – auch wenn die Rechnung inhaltlich korrekt ist.
Das gleiche Risiko gilt für inhaltliche Formatfehler: Fehlt eine Pflichtangabe im XML-Datensatz, ist die E-Rechnung nicht gültig. In der nächsten Betriebsprüfung kann das schnell zu Nachforderungen in fünfstelliger Höhe führen.
Ein weiterer Stolperstein: Dauerschuldverhältnisse wie Miete, Pacht oder Leasing. Altverträge genießen Bestandsschutz – aber sobald sich eine vertragliche Nuance ändert, etwa durch eine Indexmieterhöhung, muss ab diesem Zeitpunkt eine neue, strukturierte E-Rechnung ausgestellt werden.
Was Sie jetzt tun sollten
Wer 2026 noch keine E-Rechnungslösung im Betrieb hat, sollte die zweite Jahreshälfte nicht abwarten. Bei IT-Beratungen und DATEV-Partnern zeichnen sich bereits Engpässe ab – nicht jeder Wunschtermin lässt sich kurzfristig realisieren.
Ein praktikabler Einstieg sieht so aus:
- Bestandsaufnahme: Welche Rechnungsausgangswege existieren heute? Buchhaltungssoftware, ERP, manuell in Word, über externe Dienstleister? Jeder Kanal braucht eine eigene Lösung.
- Format-Entscheidung: Für die meisten KMU ist ZUGFeRD die pragmatischste Wahl, weil der Empfänger weiterhin eine sichtbare PDF erhält.
- Empfangsweg klären: Ein zentrales E-Mail-Postfach für eingehende E-Rechnungen ist Mindeststandard. Komfortabler ist ein Workflow, der direkt in DATEV Unternehmen online einläuft.
- Mitarbeiter schulen: Wer Belege erfasst, muss erkennen können, ob eine Rechnung den gesetzlichen Anforderungen genügt.
Die E-Rechnung ist nicht das Endspiel. Sie ist der Auftakt für das geplante europäische Echtzeit-Meldesystem ViDA (VAT in the Digital Age), das voraussichtlich ab 2030 in der gesamten EU greifen wird. Wer jetzt sauber aufstellt, baut sich keinen technischen Schuldenberg auf, sondern legt das Fundament für die nächsten zehn Jahre Rechnungsstellung.
Wir unterstützen Sie
msptax begleitet mittelständische Unternehmen in Regensburg bei der Umstellung auf die E-Rechnung – von der Bestandsaufnahme über die Format-Entscheidung bis zur Einrichtung in DATEV Unternehmen online. Sprechen Sie uns an, wenn Sie wissen wollen, wo Sie 2026 stehen und welche Schritte für Sie konkret sinnvoll sind.
Quellen
- Wachstumschancengesetz (BGBl. I 2024 Nr. 108)
- § 14 UStG, § 15 UStG
- BMF, FAQ zur E-Rechnung
- KoSIT, XRechnung Standard 3.0.2
- Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD), ZUGFeRD 2.4